Privacyverklaring

Om de controle over je privacy te behouden, wil je weten wat er gebeurt met persoonlijke gegevens. Triplon is helder en duidelijk over de wijze waarop wij omgaan met persoonlijke gegevens.

We bewaren slechts de gegevens die rechtstreeks door je worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons verstrekt worden. We achten de omgang met persoonsgegevens van groot belang, daarom verwerken en beveiligen we die gegevens met grote zorgvuldigheid. In deze privacyverklaring zijn we transparant over welke gegevens we verzamelen en gebruiken, en met welk doel.

Bij het verwerken van gegevens houden we ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en hoewel je onze diensten ook als bedrijf kunt gebruiken, vallen bedrijfsgegevens niet onder de AVG. Deze verklaring is dan ook voornamelijk bedoeld voor diegenen die onze diensten als particulier gebruiken.

De laatste wijzigingen in deze Privacyverklaring hebben plaatsgevonden op 23-05-2018.

1 HET VERZAMELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

Om onze diensten en producten te gebruiken wordt een account voor je aangemaakt. Wanneer de registratie succesvol is voltooid bewaren we de persoonsgegevens die door jou aan ons zijn verstrekt en worden gekoppeld aan een intern klantnummer. Deze gegevens worden bewaard voor o.a. facturatie, het leveren van een dienst (een domeinnaam vastleggen bijvoorbeeld) en om ondersteuning te bieden.

1.1 Je account

De volgende gegevens worden door Triplon opgeslagen voor het aanmaken van een account:

• Naam en achternaam, zodat we weten met wie we zaken doen
• E-mailadres, zodat we contact met je kunnen opnemen via e-mail
• Telefoonnummer, zodat we telefonisch contact met je kunnen opnemen
• Adres, zodat we contact met je kunnen opnemen via de post
• Factuuradres, als het adres op de factuur afwijkt
• Betaalgegevens, verstrekt door onze payment provider zodat we weten dat er betaalt is voor de diensten die je gebruikt
• IP adres gebruikt tijdens het plaatsen van een bestelling, gebruikt om fraude/abuse tegen te gaan

1.2 Contact

We verzamelen de volgende informatie wanneer je contact met ons opneemt via e-mail:

• Je e-mailadres
• De door jou verstrekte informatie in de e-mail

We verzamelen de volgende informatie wanneer je telefonisch contact met ons opneemt:

• Je telefoonnummer
• De door jou telefonisch verstrekte informatie

2 HET GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

De informatie die we verzamelen wordt gebruikt voor uiteenlopende zaken. Hieronder beschrijven we voor welke toepassingen we je gegevens gebruiken en met welk doel.

2.1 Klantenservice

Wanneer je contact met ons opneemt via e-mail of het contactformulier op onze website, dan bewaren wij deze berichten in ons beveiligde ticketsysteem dat op onze eigen servers in ons datacenter draait. Ten eerste doen we dit zodat we je verzoek kunnen beantwoorden en verwerken, en ten tweede om je beter te kunnen helpen in de toekomst.

Naast het contact opnemen via e-mail heb je ook de mogelijkheid om telefonisch contact met ons op te nemen.

We beperken de mate waarin medewerkers toegang hebben tot persoonlijke gegevens tot het absolute minimum. De medewerkers van Triplon die in aanraking komen met vertrouwelijke informatie worden verplicht een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

2.2 Verificatie door derden

Sommige informatie, zoals je adres en telefoonnummer, verifiëren we mogelijk met behulp van een derde partij.

Bij het aanmaken van een account vragen we om je adresgegevens en een optioneel factuuradres. Wanneer een adres wordt ingevoerd, dan wordt deze gecontroleerd op validiteit middels de PostcodeNU API.

In sommige situaties verifiëren we je telefoonnummer. Dit doen we aan de hand van een SMS bericht met een code. Voor het versturen van het SMS bericht werken we samen met CM Online BV.

2.3 Het leveren van een dienst

Voor een deel van de diensten die we aanbieden is het gebruik van persoonsgevens noodzakelijk, zoals het vastleggen van domeinnamen of het aanvragen van een SSL certificaat.

Voor het vastleggen van een domeinnaam vragen en gebruiken we op zijn minst de volgende gegevens:

• Naam en achternaam
• Geslacht
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Voor het aanmaken van een SSL certificaat vragen en gebruiken we de volgende gegevens:

• Bedrijfsnaam of persoonsnaam en achternaam
• Bedrijfsadres of persoonsadres
• E-mailadres

Voor het registreren van domeinnamen en het vastleggen van SSL certificaten sturen we je gegevens door naar onze leverancier voor deze producten. Als dit eenmaal gedaan is, zullen zij het proces finaliseren bij de organisaties in kwestie: domeinnaam registries en certificaatautoriteiten.

We maken gebruik van de expertise en diensten van derde partijen, zoals dienstenpartners. Triplon heeft zelf geen monteurs in dienst. Wanneer we de diensten van externe partijen gebruiken voor het leveren van een dienst of product zullen we je daarvan altijd op de hoogte stellen.

2.4 Facturering

Onze producten en diensten worden periodiek digitaal gefactureerd. Op de factuur worden je persoonsgegevens vermeld. Om te voldoen aan de Nederlandse belastingwet bewaren wij onze facturen voor een periode van zeven jaar. Daarnaast werken we samen met Buckaroo. Hoewel we zelf gegevens niet actief met ze delen, verkrijgen ze wel je naam en bankrekeningnummer wanneer je voor het gebruik van onze diensten betaalt.

Als er aan bepaalde condities wordt voldaan delen wij persoonsgegevens met het incassobureau waar we mee samenwerken (Rozendal Incasso en advies). Dit kan gebeuren wanneer de betalingstermijn van een factuur is overschreden en er na meerdere herinneringen geen betaling is verricht. Rozendal Incasso en advies ontvangt in dat geval de volgende informatie van ons:

• Naam en achternaam
• Adres of factuuradres
• Facturen die we hebben verzonden
• Communicatie die we hebben verzonden

2.5 Datacenter toegang

Bij het gebruik van onze colocatie diensten bieden we een manier om het datacenter te bezoeken om bijvoorbeeld hardware te onderhouden. Om toegang te verkrijgen worden de volgende gegevens doorgeven aan onze datacenter leverancier:

• Naam en achternaam

2.6 Spamfiltering

Om ongewenste e-mail zoals spam uit je inbox te weren en om uitgaande spam berichten te voorkomen, maken we gebruik van het self-hosted open-source ASSP spamfilter en van het externe spamfilter van SpamExperts. Dit systeem scant in- en uitgaande e-mailberichten en filtert ze vervolgens op malafide inhoud.

Wanneer je als gebruiker handmatig berichten als spam markeert, dan wordt dit gedeeld met de leverancier van het spamfilter zodat de effectiviteit van het filter wordt vergroot.

2.7 Het versturen van offertes

Wanneer je contact opneemt met onze verkoopafdeling voor bijvoorbeeld meer informatie over onze telefonie diensten, dan kunnen we je een offerte sturen.

Een offerte kan de volgende persoonsgegevens bevatten:

• Naam en achternaam
• Adres
• E-mailadres
• Online handtekening

2.8 Externe communicatie

Als klant van Triplon houden we je graag op de hoogte over de diensten die je afneemt, over nieuws waarvan we denken dat je het niet kan missen en hoe je het meeste haalt uit onze producten.

E-mails over de diensten die je afneemt
Deze e-mails krijg je automatisch wanneer je een dienst bij ons afneemt en bevat over het algemeen nuttige informatie zoals het bereiken van dataverkeer limieten of wanneer er een storing plaatsvindt.

Nieuwsbrief
We bieden een nieuwsbrief aan voor degene die geïnteresseerd zijn in wat ons zoal bezig houdt. Het e-mailadres wat bij ons bekend is wordt niet automatisch aan de lijst toegevoegd. Je kunt jezelf via de link onderaan iedere nieuwsbrief op ieder moment afmelden.

2.9 Interne communicatie

Onze medewerkers maken gebruik van een scala aan instrumenten voor onze interne communicatie en het bijhouden van de voortgang van projecten. Er wordt hierbij, waar mogelijk, bij voorkeur van e-mail gebruik gemaakt als medium voor informatieoverdracht.

2.10 Foutrapportages

Het kan voorkomen dat je tijdens een bezoek aan onze websites een foutmelding tegenkomt. Om ervoor te zorgen dat onze developers dergelijke foutmeldingen kunnen verhelpen, worden er automatische rapportages verzonden naar een externe hulpbron. In deze rapportages is het IP adres en het e-mailadres van de gebruiker opgenomen om de koppeling te kunnen maken tussen een rapportage en de foutmelding.

Een voorbeeld van een dergelijke rapportage is een gefaalde inlog poging waarbij een rapportage wordt opgemaakt om de oorzaak van het falen te kunnen herleiden.

2.11 Fraude en misbruik

In het geval van verdenking of bewijs van fraude of misbruik kunnen wij vereist zijn om persoonlijke informatie over te dragen aan de relevante autoriteiten.

3 TRACKING DOOR DERDEN

We maken gebruik van meerdere tracking pixels om de gebruikerservaring te kunnen verbeteren en om onze marketingactiviteiten te optimaliseren.

3.1 Google Analytics

Op al onze websites gebruiken we Google Analytics om verschillende zaken bij te houden, zoals de duur van een bezoek, de fysieke locatie van een bezoeker en welke pagina(s) er worden bezocht. Het vertelt ons wat er allemaal op onze website gebeurt.

Google Analytics gebruiken we op de volgende pagina’s:

• www.triplon.nl - Alle pagina’s

Voor meer informatie over hoe Google informatie verzameld en gebruikt verwijzen we je door naar de Privacy Policy van Google.

4 BEVEILIGING

We nemen beveiligingsmaatregelen om de kans op misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens tot een minimum te beperken. We houden ons aan hedendaagse best-practices en beveiligingsstandaarden en evalueren frequent of we op dit gebied bij de tijd zijn.

5 WIJZIGINGEN IN ONZE PRIVACYVERKLARING

We behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Bovenaan dit document staat de laatste wijzigingsdatum vermeldt. Bij significante wijzigingen zullen we je per e-mail, onze website of een van onze controlepanelen op de hoogte brengen. We raden echter aan deze verklaring regelmatig te raadplegen zodat je op de hoogte bent van eventuele veranderingen.

6 INZAGE EN WIJZIGEN VAN JE GEGEVENS

Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen (waaronder verwijdering van) je persoonsgegevens kun je te allen tijde contact met ons opnemen.